October 19, 2020

Inside 201720: Wie wir unsere Agentur digitalisiert haben.

Jasper Glaubitz

„Eigentlich wollte ich mich immer selbständig machen, um den ganzen Tag Fifa zocken zu können, aber jetzt bin ich ein hochgestresster Alkoholiker.“ rief ich Mitte letzten Jahres am Münchener Flughafen, nachdem ich einen Termin verkackt und direkt im Anschluss einen wütenden Kundenanruf bekommen habe.

In dem Moment, in dem ich den Satz ausgesprochen hatte, wurde mir bewusst, dass hier gehörig etwas falsch laufen musste.

Zugegeben habe ich mit diesem Satz wohl etwas übertrieben. Nur Fifa spielen war nie meine Ambition und Alkoholiker mussten auch anders aussehen.

Dennoch habe ich mir vieles anders vorgestellt und so begann ich zu überlegen, weshalb die Dinge nicht liefen wie ich es mir wünschte.


Ich war durch Kundengespräche und Vorträge vielleicht noch an 2 Tagen die Woche im Büro und hatte kaum einen Überblick über meine Projekte, die Mitarbeiter und Highlevel-Controlling Kennzahlen.

Die einzige Möglichkeit den Zeitverlust wieder gut zu machen, war es damals zusätzliche Zeit obendrauf mit der Arbeit zu verbringen, was auf Dauer an den Nerven zerrte.


Gerade in jungen Unternehmen und Start-Ups scheint es mir fast wie eine Art Schwanzvergleich, wenn es um Arbeitszeiten geht.

„Ich arbeite 60 Stunden die Woche“

„Nur 60? Ich mache 80 Stunden!“

Mit meinen 21 Jahren, keinerlei Erfahrung im Geschäftsleben und einem sich an manchen Tagen im einstelligen Zahlenkreis bewegendem IQ war ich nicht nur teilweise mit unserem Wachstum, der Chefrolle, der Geschäftsführung und allem drumherum überfordert, sondern kaufte sogar den Shit, man müsse mindestens 60 bis 80 Stunden arbeiten, ab.


Aber mal ehrlich: Damit sollte man nicht angeben. Denn wer 80 Stunden pro Woche arbeitet, macht gehörig etwas falsch. Also schaute ich mir Unternehmer an, die es schafften in 30-35 Wochenstunden ihr Geschäft zu leiten und fand zwischen vielen interessante Ansätze meinen eigenen.


„Eine Agentur muss in einen Rücksack passen.“


Von dem Moment an arbeitete ich daran, dass ich, egal wo ich hingehen würde, meine Agentur und alles was dazu gehörte immer in meiner Tasche dabei haben würde.

Das tolle: Es begann zu funktionieren.


Mit meiner Social Media Agentur habe ich das große Los gezogen im Servicebereich tätig zu sein (Klar, mal Fluch - mal Segen. Aber unterm Strich doch ganz geil.) und somit habe ich auch keinen Warenaufwand, keine komplexen Logistikketten und auch die Zahl der Zulieferer kann ich an einer Hand abzählen.

Die Produkte, die wir erstellen sind alle Digital und auch Finanzen oder ganze HR-Prozesse lassen sich mit ein wenig Aufwand digitalisieren.

Wir richteten also eine Software ein, die sämtliche Prozesse digital abrufbar und Papier unnötig machte.

Von dort an konnte ich alle meine Projekte online abrufen und sah unmittelbar in welcher Arbeitsphase wer gerade steckte.

Den Bewerbungsprozess optimierte ich soweit, dass ich vom Bewerbungseingang bis zur Weiterleitung des Arbeitsvertrages an den Steuerberater lediglich 6 Mausklicks machen musste und original keine E-Mail persönlich schrieb, sondern automatisiert sendete.

Auch automatisierte ich das „Den Mitarbeitern auf die Füße treten“ durch unsere Software.

Mitarbeiter bekamen jetzt automatisch Bescheid, das der nächste Arbeitsschritt anstehe oder wurden an diverse Deadlines erinnert.

Ich bekam letztendlich nur eine Nachricht, wenn das Projekt soweit drohte in Verzug zu geraten, dass ich jemandem Überstunden anordnen oder Aufgaben umverteilen musste.

Diese Automatisierungen sparten mir etliche Telefonate, Mails und unendliche dieser „Ach da muss noch … gemacht werden.“ Gedanken.


Für Großkunden integrierten wir sogar Formulare, über welche sie ihre Kampagnen direkt in unser Projektmanagement integrieren konnten, was auch das Kundenerlebnis enorm steigerte und den gesamten Workflow abrundete.

Heute sind wir soweit, dass die ersten Kunden bereits in unsere Software eingestiegen sind und sämtliche Abnahmeprozesse hierüber stattfinden.

Somit gibt es auch keinen E-Mailverkehr, der dann verursacht, das nicht jeder alle Informationen hat, sondern alle in der Agentur das Projekt öffnen und sofort sehen können, was Phase ist.

Immer wieder kommt es vor, dass jemand aushelfen muss und somit direkt alle notwendigen Informationen vorfindet. Alles ohne das jemand großartig Assets oder Infos nochmal extra zusammenfassen oder exportieren muss.


Am Ende des Tages komme ich nicht nur noch mit einer normalen Arbeitszeit aus, sondern kann sogar von jedem Ort arbeiten.

Am liebsten Paris. Work & Travel mal anders.

Und ja klar: Als Unternehmer müssen wir oft mehr, länger und besser machen, als sonst. Aber es ist kein Wettbewerb, der von Kompetenz zeugt, wenn man sich damit brüstet wie viel Zeit man mit der Arbeit verbringt.

Elon Musk sagte mal: “Put a 100 hour week in.“

Aber ich bin nicht Elon Musk. Ich bin nur Jasper.

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